Отчет о продуктивности: Применение цветовой метки светофора и системы RAG в информационных панелях

Значки светофора широко применяются в информационных панелях и других формах отчетности о продуктивности, чтобы наглядно указать, где продуктивность соответствует плану, а где требуется уделить особое внимание.

Использование такого простого способа представления информации может создать впечатление, что его сложно использовать неправильно. К сожалению, мой опыт показывает, что цветовые метки светофора часто применяются неправильно и неправильно истолковываются.

Ошибки компаний при использовании цветовых меток KPI

Существует три основных способа неправильного использования цветовых меток светофора в отчетности о продуктивности. Во-первых, что я чаще всего наблюдаю, это чрезмерное использование цветовых меток светофора. Независимо от того, на информационной панели или в отчете, представлен ли длинный список ключевых показателей эффективности (КПЭ), рядом с ними размещены цветовые метки светофора, отображающие либо красный, желтый или зеленый цвета. Проблема заключается в том, что при перечислении такого большого количества оценок RAG на одной странице или экране, люди быстро перегружаются информацией. Если нам предоставляют информацию о 50 элементах сразу, это вызывает стресс, затрудняя определение самой важной информации, и мы теряем ценные идеи.

Во-вторых, поскольку цветовые метки светофора считаются настолько интуитивными, компании не всегда уделяют время для пояснения значения каждой из оценок RAG. Например, когда вы видите значок желтого цвета, это означает, что производительность несколько ниже обычного, но всё ещё в приемлемых пределах? Или это указание на необходимость уделить внимание данной области? Или это предупреждение о том, что производительность может скоро ухудшиться? Если вы не четко определяете значение каждого цвета, оценки светофора остаются открытыми для интерпретации.

И, в-третьих, я узнал со временем, что люди негодуют, когда видят красный цвет на информационной панели или в отчете, если это касается их области ответственности. Красный цвет вызывает защитную реакцию. Они предпочли бы видеть только зеленый, зеленый и еще раз зеленый. В результате такой практики люди могут искажать интерпретацию КПЭ, лишь бы получить экран с зелеными метками. Когда начинается такой тренд, отчетность о продуктивности теряет свой смысл. Поэтому я всегда подчеркиваю важность достижения баланса между красным и зеленым в отчетности — красный не должен быть страшным. Оценки красного цвета предоставляют отличную возможность выделить области, требующие внимания, привлечь ресурсы туда, где это необходимо, и, в конечном итоге, улучшить производительность.

Эффективное использование цветовых меток светофора в отчетности о продуктивности

После рассмотрения некоторых основных ошибок в использовании цветовых меток светофора в отчетности о продуктивности, давайте обсудим, как избежать этих проблем и использовать цветовые метки светофора умно, эффективно и со смыслом. Вот мои лучшие советы:

• 1. Не злоупотребляйте цветовыми метками светофора: Оценки RAG наиболее эффективны, когда они выделяют конкретные, важные показатели. Вместо того, чтобы перечислять 50 значков RAG на вашем экране, используйте один или два очень внимательно, чтобы привлечь внимание к наиболее важным метрикам.

• 2. Соблюдайте три основных цвета RAG: Всегда рекомендуется придерживаться основных цветов — красного, желтого и зеленого. Дополнительный цвет, такой как желтый, может вызвать путаницу и не является обязательным.

• 3. Четко определите значения цветов: Обязательно включите определение значений каждой цветовой метки, чтобы все читатели могли четко понимать их значение. Красный указывает на проблемы, требующие действий. Желтый сигнализирует о наличии проблем. Зеленый обозначает нормальное состояние.

• 4. Добавьте символы в дополнение к цветам: Всегда стоит использовать символы в дополнение к цветовым меткам, чтобы обеспечить понимание даже для людей с дальтонизмом. Примеры символов: большой палец вверх (зеленый), вниз (красный) и вбок (желтый).

• 5. Сосредотачивайтесь на будущем: Вместо того, чтобы оценивать прошлую производительность, используйте цветовые метки светофора как индикатор будущей производительности. Это может привлечь больше внимания и мотивировать к действию.

Рейтинги светофора могут быть полезным инструментом в отчетности по ключевым показателям эффективности, но только при осторожном и разумном использовании. Следуя этим советам, вы сможете лучше вовлечь сотрудников и помочь им повысить продуктивность в будущем.