Автоматизация в Mywork: Полное руководство
Автоматизация в Mywork помогает упростить рутинные административные задачи, такие как назначение активности при перемещении сделки на определённый этап в вашей воронке продаж. Благодаря автоматизации ваша команда может сосредоточиться на стратегических задачах, которые способствуют развитию бизнеса.
Что такое автоматизация в Mywork?
Автоматизация в Mywork помогает упростить рутинные административные задачи, такие как назначение активности при перемещении сделки на определённый этап в вашей воронке продаж. Благодаря автоматизации ваша команда может сосредоточиться на стратегических задачах, которые способствуют развитию бизнеса.
Автоматизация в Mywork состоит из двух ключевых компонентов:
Триггер – определяет событие, запускающее автоматизацию (условие «если»).
Действие – определяет, что должно произойти после срабатывания триггера (условие «то»).
Например, если сделка перемещается на новый этап, автоматизация может создать задачу, отправить письмо или обновить поле в карточке.
Триггеры в Mywork
Триггеры определяют момент, когда должна запуститься автоматизация. Доступны следующие триггеры:
При переходе на этап (At Transition to the Stage) – когда карточка/сделка перемещается с одного этапа на другой.
При создании в этапе (When Creating in Stage) – когда новая карточка/сделка создаётся сразу в определённом этапе.
При изменении ответственного (When Responsible User Changes) – когда меняется владелец карточки/сделки.
1. При переходе на этап
Этот триггер срабатывает, когда карточка перемещается с одного этапа на другой в воронке.
🔹 Примеры использования:
✔ Автоматическое назначение задачи новому ответственному.
✔ Смена владельца сделки.
✔ Отправка уведомления или письма коллеге или клиенту.
2. При создании в этапе
Этот триггер срабатывает, если карточка создаётся сразу в определённом этапе воронки.
🔹 Примеры использования:
✔ Уведомление менеджера о создании сделки в этом этапе.
✔ Назначение задач, связанных с этим этапом.
🔹 Ключевое различие между этими триггерами:
При переходе на этап – работает, если существующая карточка перемещается на другой этап.
При создании в этапе – работает, если карточка изначально создаётся в этом этапе.
Добавление условий к триггерам
После выбора триггера можно добавить условия по полям, чтобы точнее настроить автоматизацию:
✅ Списковые поля – выбор значений из списка.
✅ Числовые поля – задание диапазона значений.
✅ Текстовые, телефонные и email-поля – условия:
пустое (is empty)
не пустое (is not empty)
содержит (contains)
Отсрочка выполнения автоматизации
Можно настроить задержку перед выполнением автоматизации.
Для задач можно определить:
✔ Дата начала (Start Date).
✔ Срок выполнения (Due Date).
✔ Ответственный (Responsible Person).
✔ Описание задачи (Task Description).
Типы действий в автоматизации Mywork
Когда срабатывает триггер, происходит одно из следующих действий:
1️⃣ Создание задачи – автоматическое назначение задачи.
2️⃣ Создание активности – планирование последующих действий.
3️⃣ Смена статуса/этапа – перемещение сделки в другой этап.
4️⃣ Смена ответственного – изменение владельца сделки.
5️⃣ Создание связанной карточки – создание связанной сделки или контакта.
6️⃣ Отправка email – автоматическая отправка письма.
7️⃣ Сообщение во внутренний чат – уведомление коллег.
8️⃣ Сообщение во внешний чат – отправка сообщений через WhatsApp, Wazzup и другие интеграции.
Настройка конкретных действий
1. Опции смены статуса/этапа
При изменении этапа сделки доступны три варианта:
1️⃣ Переместить оригинальную сделку без создания копии.
2️⃣ Создать копию сделки и переместить оригинал на новый этап.
3️⃣ Создать копию сделки, оставив оригинал на текущем этапе.
📌 Применять триггер к существующим карточкам в этапе – если включено, автоматизация применяется ко всем карточкам в этом статусе. В противном случае – только к новым.
2. Отправка автоматических email-сообщений
Чтобы настроить автоматизированную отправку писем:
✅ Выберите триггер и настройте отсрочку (если требуется).
✅ Укажите email отправителя и имя отправителя.
✅ Выберите получателей:
Все карточки и email-адреса.
Основная карточка.
Связанные карточки контактов.
Карточки компаний.
✅ Введите тему и текст письма.
✅ Используйте переменные, например, {{contact_name}} для персонализации.
✅ Включите HTML-разметку, если нужно оформить письмо.
💡 Если письмо содержит изображение, загрузите его на внешний ресурс (например, Yandex Диск) и вставьте ссылку в HTML-код письма.
3. Создание связанной карточки
✅ Выберите триггер.
✅ Добавьте условия (если необходимо).
✅ Настройте отсрочку выполнения.
✅ Укажите раздел Mywork, в котором будет создана карточка.
✅ Присвойте название карточке.
4. Смена ответственного
✅ Укажите текущего ответственного.
✅ Добавьте условие по полям (если необходимо).
✅ Выберите нового ответственного.
5. Отправка сообщения во внутренний чат
✅ Выберите триггер, отсрочку и условия.
✅ Укажите получателя (внутреннего пользователя).
✅ Введите текст сообщения, используя переменные ({{contact_name}}).
6. Отправка сообщения во внешний чат
✅ Укажите триггер, отсрочку и условия.
✅ Выберите подключенный чат-провайдер (например, Wazzup).
✅ Выберите, кому отправить сообщение:
Все карточки и внешние чаты.
Основная карточка.
Связанные карточки контактов.
Карточки компаний.
✅ Или укажите конкретный номер телефона.
✅ Введите текст сообщения, используя переменные при необходимости.
Пример настройки автоматизации: Назначение задачи при переходе сделки в этап «Переговоры»
Сценарий:
Когда сделка переходит в этап Переговоры, автоматически создаётся задача для ответственного менеджера позвонить клиенту в течение 24 часов.
Настройка:
1️⃣ Откройте настройки автоматизации.
2️⃣ Кликните на ➕ (плюсик) напротив действия «Задача» в нужном этапе.
3️⃣ Настройте триггер (При переходе на этап).
4️⃣ Добавьте условие (например, только если сумма сделки выше 15,000).
5️⃣ Выберите действие «Создать задачу» и заполните:
Название: «Перезвонить клиенту»
Срок: 1 день
Ответственный: менеджер сделки
Елена Соколова
Поделиться
