Важность тайм-менеджмента на рабочем месте в 2024 году - все, что вы хотели знать

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам нужен еще один час, чтобы выполнить задачи из списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту дня, особенно когда есть столько отвлекающих факторов. Родители и учителя с детства советуют нам разумно расходовать свое время и деньги.

В этой статье мы возвращаемся к теме важности управления временем, но немного перескакиваем назад. Сегодня мы поговорим о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.

Прежде чем перейти к рассмотрению его важности, давайте сначала разберемся, что такое тайм-менеджмент:

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это планирование и сознательный контроль времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности. Это баланс между различными делами для повышения эффективности и достижения баланса между работой и личной жизнью.

Совершенствование тайм-менеджмента на работе может повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями. Однако неэффективное управление временем на работе или плохие навыки управления временем могут привести к следующим последствиям:

• Пропуск сроков и обязательств
• Прокрастинация и отсутствие концентрации внимания
• Отсутствие профессионализма
• Не эффективный рабочий процесс и низкое качество работы
• Ненужный стресс
• Ущерб профессиональной репутации
• Напряженность в рабочих отношениях
• Финансовые штрафы
• Дисбаланс между работой и личной жизнью

P.S. Время — это бесценный актив. Оно ценнее денег, особенно в современном быстро меняющемся и конкурентном мире бизнеса.

Тем более в мире бизнеса. Можно заработать больше денег, но нельзя заработать больше времени.

Старайтесь тратить свое время там, где оно имеет для вас наибольшее значение.

Преимущества управления временем на рабочем месте

Правильное управление временем имеет множество преимуществ. На рабочем месте тайм-менеджмент может принести вам следующую пользу:

1. Своевременное выполнение работы

Выделение ограниченного времени на выполнение работы обеспечивает ее своевременное завершение. Это также помогает наиболее эффективно управлять рабочей нагрузкой. При постановке задач, ограниченных по времени, мозг перестраивается таким образом, чтобы следовать их структуре и выполнять эти задачи в желаемые сроки. Таким образом, правильное управление временем облегчает выполнение работы в срок.

2. Выполнять работу более качественно

От вас, как от ответственного сотрудника, ожидается выполнение работы определенного качества и стандарта. Более высокое качество работы достигается за счет правильного использования времени и расстановки приоритетов. Расстановка приоритетов позволяет сосредоточиться на наиболее важных задачах с наивысшим приоритетом. В результате повышается качество работы.

3. Повышение производительности и эффективности

Общеизвестно, что навыки эффективного управления временем повышают производительность и эффективность труда. Эти навыки помогают людям выполнять работу в кратчайшие сроки без ущерба для ее качества. Часто работа над неважными задачами может снизить общую производительность труда, но эффективные навыки управления временем помогут вовремя завершить важные и срочные дела.

4. Сократить количество проволочек.

«Я сделаю это позже» — все мы так или иначе оправдываемся. Тайм-менеджмент — это не только умение сделать больше за меньшее время, но и умение противостоять желанию отложить или оттянуть решение важных задач. 4. Более эффективное управление временем в проекте позволяет работать умнее, а не напряженнее, как основателю, руководителю или сотруднику; уверенность в том, что вы знаете, какие задачи добавлены в список дел и когда они должны быть выполнены, позволяет мгновенно устранить промедление.

5. Снижение стресса и тревожности

Иногда сотрудники могут чувствовать себя подавленными из-за слишком большого количества дел. Это не только снижает производительность труда, но и негативно сказывается на общем состоянии здоровья. Чрезмерный стресс и повышенное кровяное давление могут привести к сердечно-сосудистым заболеваниям, депрессии и ожирению. Знание того, что нужно делать, может помочь уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.

6. Повышение качества жизни

Навыки эффективного управления временем могут помочь не только в работе, но и улучшить нашу жизнь вне офиса. Чем больше контроль над рабочими делами, тем больше времени остается на личную жизнь и отношения. Знание того, что задачи и дела идут по плану, привносит в личную жизнь чувство спокойствия. Когда вы чувствуете себя спокойнее и менее напряженно, качество вашей жизни автоматически повышается.

7. Больше возможностей и карьерный рост

Пунктуальность на работе не только повышает эффективность вашей работы, но и улучшает вашу репутацию на работе. Если начальство и руководители знают, что вы всегда вовремя выполняете свою работу, то у вас может появиться больше возможностей для продвижения по службе.

8. Больше времени на досуг и отдых

Когда в последний раз у Вас было время на то, чтобы заняться тем, что Вам действительно нравится? Трудно вспомнить, не так ли? К счастью, если вы правильно распоряжаетесь своим временем на работе, то у вас будет больше свободного времени для досуга и отдыха, которые делают вас счастливыми. В конечном счете, можно создать идеальный баланс, работая умнее в течение дня и получая взамен желаемое вознаграждение.

Восемь шагов к более эффективному управлению временем на работе

Управление временем — это не ракетостроение. Откровенно говоря, немного практики и обучения — и каждый может овладеть этим навыком. Итак, вот несколько шагов к тому, чтобы стать экспертом в области управления временем:

1. Используйте программное обеспечение для управления временем

Это лучшее, что вы можете сделать, чтобы значительно улучшить свои навыки управления временем, не усложняя ситуацию. Для менеджеров проектов и команд, одновременно выполняющих множество задач, грамотное управление временем является насущной необходимостью.

Без хороших инструментов учета времени вы и ваша команда оказываете себе и своей команде огромную услугу. Если вы не знаете, куда уходит время вашей команды и какие задачи сколько времени отнимают, как вы сможете выявить нерациональное использование времени на рабочем месте?

Почему программа учета рабочего времени Mywork может помочь вам освоить навыки управления временем

Мощная система учета рабочего времени, такая как mywork, поможет вам получить доступ к функциям управления проектами и совместной работы в команде.

Ниже перечислены некоторые из функций, предлагаемых интеллектуальной системой учета времени mywork. Это позволяет проектным группам совершенствовать свои навыки управления временем и выполнять работу в установленные сроки без ущерба для качества.

• Добавление табелей учета рабочего времени: Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для регистрации данных о времени для точного выставления счетов клиентам, начисления заработной платы, составления смет и управленческого учета.
• Установка расчетного времени: установите расчетное время для каждой задачи и дайте команде четкое целевое время. Определите время, необходимое для выполнения задачи. Отслеживайте, превысило ли время выполнения задачи расчетное время или было выполнено в установленный срок.
• Отслеживать все временные данные с высоты птичьего полета: программа учета рабочего времени позволяет отслеживать все временные данные отдельных сотрудников по всем проектам, не переходя от одного проекта к другому.
• Отслеживание времени вручную или с помощью таймера: Отслеживайте, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи, вручную или с помощью таймера. Таймер можно запускать и приостанавливать каждый раз, когда вы переключаетесь с одной задачи на другую или делаете перерыв.
• Отчеты о времени: можно создавать пользовательские отчеты о времени для персонала и проектов. Просмотр оплачиваемых, выставленных и неоплачиваемых часов из табелей учета рабочего времени.
• Повышенная конфиденциальность: для предотвращения несанкционированного доступа можно ограничить просмотр табеля учета рабочего времени для выбранных лиц.
• Экспорт и архивирование временных таблиц: временные таблицы можно экспортировать и архивировать для последующего использования.

2. Планирование

Планирование играет важную роль в управлении временем. Только при тщательном планировании можно максимально эффективно использовать свое время. Планирование — это не обязательно следование строгому распорядку дня, а скорее определение подходящего времени для выполнения той или иной задачи или деятельности и принятие мудрых решений.

Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, а не усерднее, и находить время и для других дел. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам планировать задачи и разумно экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, потраченная на планирование, позволяет сэкономить 10 минут на выполнении».

3. Расставлять приоритеты.

Расстановка приоритетов в ежедневных задачах — ключ к успешному управлению временем. Однако многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или дел, которые можно легко сделать позже.

Расстановка приоритетов помогает им осознать, что не все, что они делают, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите наиболее важные и срочные задачи. Такая классификация поможет вам сосредоточиться на том, что действительно необходимо сделать. Инструменты управления проектами позволяют определять приоритеты с момента начала проекта.

4. Не работать в режиме многозадачности

Многозадачность — одна из самых больших потерь времени. Вместо того чтобы добиться многого, вы в итоге не добиваетесь ничего. Лучший способ максимально эффективно использовать свое время — это делать одно дело за раз, достигать его, а затем переходить к следующему. Расставьте приоритеты и составьте список задач, которые необходимо выполнить. Вы не только будете более сконцентрированы, но и меньше отвлекаться. А меньше отвлечений — меньше шансов совершить ошибку.

5. Сократить количество отвлекающих факторов

В повседневной жизни отвлекающие факторы отнимают драгоценное время. Мобильные телефоны, болтливые коллеги и социальные сети — вот некоторые из распространенных отвлекающих факторов на работе, которые отнимают у нас до трех часов в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не поглощали ваше время, лучше вообще исключить их из своего расписания. Уделите время тому, что отвлекает вас. Если социальные сети и мобильные телефоны мешают вашей продуктивности, выделите в своем графике время, когда вы можете проверить социальные сети.

6. Определите, когда вы можете сделать перерыв

Регулярные перерывы на работе — эффективный способ сохранить продуктивность в течение дня. Однако его эффективность сопряжена с управленческими рисками, особенно если вы начнете делать слишком много перерывов. Очевидно, что перерывы необходимы для одновременного выполнения крупных проектов и задач. Еще лучше, если перерывы будут правильно расписаны. Прогуляйтесь, сделайте несложную растяжку, послушайте любимую музыку в наушниках или сделайте что-то еще, что поможет вам расслабиться и вернуться к работе с новыми силами.

7. Найдите время, чтобы быть наиболее продуктивным

Следующий хак тайм-менеджмента заключается в том, чтобы соотнести наиболее приоритетные задачи с наиболее продуктивными часами. Основная идея заключается в том, чтобы часто проверять себя и отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования показывают, что в течение дня происходят циклы, которые влияют на уровень нашего внимания и мотивации.

Например, перед обедом концентрация и внимание находятся на самом высоком уровне, а возможности мозга могут быть максимальными. Поэтому если у вас есть проект, требующий принятия важного решения или сложного мышления, то лучше всего заниматься им в «золотое время».

8. Принимайте свои ограничения

Даже если вы выкладываетесь на 110%, вы можете не успеть сделать все в установленное время. Поэтому смиритесь с тем, что существуют пределы продуктивного и эффективного управления временем.

Например, если за день нужно сделать вдвое больше обычного объема работы, лучше всего отдать ее на аутсорсинг или делегировать полномочия. Не думайте, что вы сможете сделать все, что хотели, за определенное время. Это только усложнит эффективное управление временем.

Заключение

Эффективное управление временем — это ключ к оптимизации производительности и эффективному достижению целей. Расстановка приоритетов, определение сроков и отказ от отвлекающих факторов позволяют более эффективно использовать свое время, снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью. Это позволяет принимать более взвешенные решения, повышать эффективность и общую удовлетворенность личной и профессиональной деятельностью.

Надеемся, что эта статья поможет вам узнать больше о важности управления временем на рабочем месте.