Что такое модель RACI?

Неудивительно, что иногда управление проектами напоминает запутанный клубок, в котором сложно разобраться без четкого плана и структурированных этапов. Если у вас отсутствует план проекта или четко определенные структуры для выполнения задач, риск потерять контроль над ответственными лицами возрастает.

В таких условиях непросто определить, кто и за что отвечает. Однако существует проверенное решение — диаграмма RACI. В данной статье мы рассмотрим, что такое модель RACI, почему она необходима для эффективного управления проектами и как ее правильно применять.

Что означает RACI?

Аббревиатура RACI расшифровывается как: ответственный (Responsible), уполномоченный (Accountable), консультируемый (Consulted) и информированный (Informed). Рассмотрим каждый из этих компонентов:

Совет от опытного предпринимателя: При внедрении модели RACI в вашу команду уделите внимание четкому определению ролей и обязанностей. Это поможет участникам проекта работать согласованно и результативно.

Что такое RACI в сфере управления проектами?

Матрица RACI – это особый инструмент в управлении проектами. Это таблицы, которые чётко демонстрируют разные уровни ответственности участников проекта по отношению к определённым задачам или заданиям, и обозначены они буквами R, A, C и I. Для удобства и ясности различные уровни ответственности обычно кодируются разными цветами.

Совет от знающего свое дело бизнесмена: Когда вы внедряете методику RACI в своих проектах, уделяйте особое внимание четкости ролей и задач каждого участника. Это помогает предотвратить недопонимание и делает работу команды более скоординированной и продуктивной.

Зачем вам диаграмма RACI?

Основная цель диаграммы RACI заключается в предоставлении четкости и организованности по отношению к ролям участников в рамках проекта. Данная матрица определения ответственности делает каждого участника уверенным в своих действиях, потому что он четко осведомлен о своих обязанностях. Такой подход к взаимодействию с участниками оказался основополагающим, согласно исследованию компании Wellingtone, проведенному в 2020 году. На самом деле, данный метод управления проектом был признан самым ценным.

Совет от опытного предпринимателя: Никогда не пренебрегайте важностью четкого определения ролей в вашем проекте. Это не только улучшает работоспособность, но и минимизирует риски недоразумений внутри команды.

На изображении представлена диаграмма, которая иллюстрирует соотношение «Ценности процесса управления портфелем проектов (PPM) против сложности внедрения».

Оси диаграммы:

• Ось Y: «ЦЕННОСТЬ» с разбивкой от «НИЗКАЯ» до «ВЫСОКАЯ».
• Ось X: «СЛОЖНОСТЬ» с разбивкой от «НИЗКАЯ» до «ВЫСОКАЯ».

Элементы диаграммы:

• Лучшие цели (Best Targets):
• Взаимодействие со стейкхолдерами (Stakeholder Engagement)
• Управление рисками (Risk Management)
• Планирование (Planning)
• Наиболее сложные для внедрения (Most Challenging):
• Управление ресурсами (Resource Management)
• Реализация преимуществ (Benefits Realisation)
• Приоритизация проектов (Project Prioritisation)
• Изученные уроки (Lessons Learned)

Прочие элементы:

• Контроль изменений (Change Control)
• Отчетность по проекту (Project Status Reporting)
• Управление жизненным циклом (Lifecycle Governance)
• Отчетность по портфелю (Portfolio Reporting)
• Управление затратами (Cost Management)
• Измерение прогресса (Progress Measurement)
• Управление документацией (Document Management)
• Поддержка проекта (Project Sponsorship)

В бизнес-мире RACI представляет собой эффективный инструмент для управления отношениями на всех этапах реализации проекта. В случае масштабных проектов число стейкхолдеров может быть внушительным: от государственных регуляторных органов до ключевых клиентов, топ-менеджеров компаний, бизнес-аналитиков, корпоративных пользователей продукта, конечных потребителей, поставщиков и инвесторов.

Знающий свое дело предприниматель осознает, что четкое определение и распределение обязанностей среди участников проекта с самого начала является гарантией успешного завершения. Это не просто предотвращает возможные дорогостоящие ошибки и недопонимания, но и способствует активному участию всех стейкхолдеров. Помните: тщательное планирование и учет интересов всех участников позволят вам сэкономить как время, так и средства.

Научно-обоснованные методики эффективного взаимодействия со стейкхолдерами

Перед тем как глубоко погрузиться в технические нюансы создания диаграммы RACI, давайте кратко рассмотрим вопрос взаимодействия со стейкхолдерами. Недавнее исследование компании McKinsey выделило три ключевых аспекта для успешного взаимодействия с внешними стейкхолдерами: корпоративное предназначение, активное применение технологий и организационная гибкость.

Исходя из моего опыта в бизнесе, акцентирование внимания на этих трех аспектах может стать фундаментом для построения доверительных отношений со всеми участниками проекта.

Как применить эти исследования на практике? Вот несколько советов:

1. Тщательно прорабатывайте задачи и группы действий до использования RACI

Не стоит спешить с непосредственным назначением обязанностей. Начните с консультаций со специалистами в данной области и детального определения всех этапов проекта. Только имея ясное представление о вашем проекте, вы сможете принимать обоснованные решения. Это может быть структура разбиения работ (WBS) или дорожная карта проекта.

2. Не бойтесь делегировать ответственность менее опытному персоналу

Назначение ответственности высокопоставленному руководителю или менеджеру проекта за все задачи – это ошибка. Таким образом, вы создаете «узкое место» в проекте. Вместо этого доверьте эту роль опытным сотрудникам команды, которые наиболее знакомы с работой.

3. Стандартизируйте подход на всех уровнях и во всех подразделениях

Хотя командная работа и важна, отношения со стейкхолдерами требуют комплексного подхода. Вся ваша организация должна работать согласованно, чтобы максимизировать результаты. Делайте распределенную ответственность и принятие решений частью вашей корпоративной культуры. Все, от руководителя до стажера, должны быть на одной волне.

4. Используйте современные цифровые инструменты для масштабного внедрения RACI

Простое письменное уведомление недостаточно для стандартизации методов и разрушения «силосов» в отделах. Применяйте цифровые инструменты для создания платформы эффективного внедрения RACI и управления стейкхолдерами.

Кто использует матрицу RACI?

Хотя модель RACI является удобным инструментом для управления стейкхолдерами в арсенале менеджера проекта, это не означает, что её следует использовать в каждом проекте. Решение о применении этой модели зависит от масштаба проекта и структуры компании.

Матрицу RACI следует использовать для проектов, которые:

• Масштабные с четко определенными задачами или рабочими группами;
• Предназначены для организаций с установившимися ролями и обязанностями;
• Вовлекают широкий круг стейкхолдеров по различным аспектам;
• Охватывают несколько отделов;
• Применяются в отраслях с высоким уровнем регулирования.

Матрицу RACI не рекомендуется использовать для:

• Мелких проектов в рамках одного отдела — скорее всего, это не потребуется;
• Команд, работающих в рамках гибкой методологии, такой как Scrum.

В гибких организациях работа ведется на основе межфункциональных команд и сотрудничества. Таким образом, ответственность за задачу определяется на основе инициативы сотрудников, а не решений «сверху». Для гибких команд жесткое применение матрицы RACI может оказаться неэффективным, так как команды должны быть самоорганизованными.

Что должна включать матрица RACI? Рекомендации по модели RACI

Матрица RACI основывается на ряде общепринятых рекомендаций, которые помогут вам успешно внедрить этот метод:

• Только один человек должен нести ответственность за каждую задачу или результат.
• Каждому участнику должен быть назначен только один вид обязанностей. Если этого не соблюдать, матрица RACI скорее запутает, чем поможет.
• Лицо, несущее ответственность, должно иметь полномочия для успешного завершения задачи.
• В каждой задаче обязательными являются только роли ответственного и контролирующего. Не каждая задача настолько сложна, чтобы требовать внешних консультаций или информирования других лиц.
• Постоянно поддерживайте эффективное общение с консультирующими лицами.
• Всегда держите в курсе всех заинтересованных сторон. Даже сотрудники на самом низком уровне должны быть осведомлены о всех изменениях и обновлениях проекта.

Как создать диаграмму RACI с помощью mywork.app

Существует множество приложений для управления проектами, но когда речь идет о RACI, monday.com предоставляет отличные возможности, благодаря своим мощным интеграциям и расширяемости, позволяя вам создать идеальную платформу для работы с этой структурой и не только.

Для быстрого старта используйте наш готовый шаблон RACI-матрицы и делитесь им со всей командой. Отслеживайте роли RACI для всех действий в проекте и легко определите основные этапы и индивидуальные задачи для каждого из них. 

Помимо настройки колонок, статусов и многого другого, вы без труда можете назначать роли внутренним пользователям или гостевым пользователям, созданным для внешних заинтересованных сторон. Все назначенные роли автоматически будут информированы о изменениях статуса рабочего элемента.

Вот еще несколько способов, как вы можете максимально использовать свою матрицу RACI:

Регулярно обновляйте и корректируйте, чтобы отражать актуальные статусы. Устаревшая диаграмма RACI никому не поможет. Используйте разрешения на доске, чтобы позволить ответственным пользователям напрямую редактировать статус строки самостоятельно.

1. Держите заинтересованные стороны в курсе, используя общие доски и панели инструментов.

С amwork.com вам не составит труда предоставить им доступ на чтение к доскам проектов и рабочим процессам. Таким образом, они всегда будут осведомлены о текущем состоянии проекта в режиме реального времени. Основываясь на этой информации, они смогут принимать обдуманные решения. Кроме того, с помощью автоматизации вы можете мгновенно уведомлять стороны о ключевых изменениях.

Наши интеграции с такими платформами как Slack, Microsoft Teams и Gmail позволят вам отправлять сообщения при изменении статуса, появлении новых задач или пропущенных сроках.

Да, в мире предпринимательства важность своевременного информирования партнеров и заинтересованных сторон не может быть переоценена. Платформа monday.com предоставляет нам инструменты, которые делают этот процесс максимально прозрачным и эффективным.

2. Устраните «острова данных», чтобы все были в курсе дела.

Конечно, каждый отдел использует свой специфический набор инструментов и приложений. Однако, благодаря мощным интеграциям monday.com, вы можете без труда объединять все эти данные. И даже если ваш бизнес применяет специализированные корпоративные приложения, их можно легко интегрировать с monday.com с помощью нашего API и более 50 готовых адаптеров.

В мире бизнеса, и особенно предпринимательства, главное — это взаимопонимание между отделами. Платформа monday.com предоставляет решение, которое делает коммуникацию между командами не просто возможной, но и максимально эффективной.

РАПИД (RAPID) против RACI — в чем разница?

Иногда, когда вы хотите понять RACI, важно использовать другой метод для сравнения.

РАПИД (RAPID) и РАЦИ — оба важных инструмента для управления проектами, но они выполняют разные функции. Как мы видели, метод РАЦИ связан с результатами и ключевым ответственным лицом на каждом этапе процесса. РАПИД, однако, в первую очередь фокусируется на процессе принятия решений и действиях, осуществляемых организацией.

Принятие важных решений — это лишь часть процесса управления проектом, но это не вся его суть. Фреймворк RACI определяет, кто должен выполнять задачу, кого нужно держать в курсе, и кто принимает окончательное решение.

Повысьте влияние заинтересованных сторон и не упустите ни одной детали с помощью RACI-диаграмм от mywork.app

Матрица RACI — отличный метод назначения ответственности и поддержания интересов заинтересованных сторон на протяжении всего процесса, так как она уточняет, где каждый должен направить свою энергию и облегчает лидерство в своей области экспертизы.

Тем не менее, платформа и инструменты, которые вы используете для автоматизации и поддержания актуальности, могут оказать значительное воздействие на ее успешность. Используйте наш шаблон RACI и поделитесь им со всей вашей командой, чтобы убедиться, что каждый понимает и действует соответствующим образом.