Ваше полное руководство по управлению проектами в 2024 году

Однако какова лучшая практика в управлении проектами, какие методологии следует применять и какие характеристики делают выбранное вами программное обеспечение успешным или неудачным?

Наш исчерпывающий гид по управлению проектами предоставляет ответы на все эти вопросы и даже больше. Вы узнаете о процессах управления проектами, наилучших методологиях и о том, как эффективно управлять проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами (УП) — это практика планирования и управления проектами от начала до конца. Она включает в себя координацию всех деятельностей и ресурсов, необходимых для соблюдения сроков и достижения желаемого результата проекта. Например, вашей целью может быть запуск нового продукта, разработка программного обеспечения или организация сетевого мероприятия. Для достижения вашей конечной цели управление проектом включает в себя следующие аспекты:

1. Установление целей.
2. Планирование задач.
3. Управление командами.
4. Мониторинг прогресса.
5. Взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Существует множество структурированных методологий, которые можно использовать для достижения целей проекта, таких как Ажиль (Agile), Канбан  (Kanban) или  Скрам (Scrum). Несмотря на различные подходы этих методологий, каждая из них сосредотачивается на выполнении необходимых шагов для завершения проекта в срок и в пределах бюджета.

Почему важно управление проектами?

Управление проектами критически важно, потому что оно обеспечивает руководство, мотивацию и решение проблем, которые позволяют командам внедрять новые продукты или услуги, увеличивать доход и достигать целей компании. Если вы придаете приоритет эффективным стилям управления проектами, вы можете проактивно и постоянно совершенствовать рабочие процессы, чтобы избежать ошибок и излишних затрат.

Самые успешные компании знают, как управлять проектами, чтобы оставаться эффективными и продуктивными.

Кто использует управление проектами?

Управление проектами применяется в разнообразных организациях, начиная от крупных многонациональных корпораций и заканчивая малыми и средними предприятиями. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем команды в офисе или управляете удаленными группами по всему миру, эффективное управление проектами позволяет вашей организации достигать поставленных целей.

Управление проектами охватывает широкий спектр проектов, включая (но не ограничиваясь):

• Разработку продуктов и услуг.
• Программную инженерию.
• Планирование мероприятий.
• Строительные проекты.
• Маркетинговые кампании.
• Внедрение информационных технологий.

Традиционно, руководитель проекта возглавляет команду и несет ответственность за общий успех проекта. Менеджер назначает задачи членам команды, отслеживает ход выполнения и гарантирует соблюдение сроков и бюджета. В меньших командах, где нет выделенного руководителя проекта, несколько членов команды могут разделять ответственность за управление проектом.

Каковы 5 этапов управления проектом?

Успешное управление проектом начинается с разработки и последовательного выполнения простого плана, чтобы установить ожидания. Как говорит Мэтт Бёрнс, менеджер проекта в monday.com:

«Первое, что следует сделать перед началом любого проекта, — это разработать план проекта с самого начала. Потому что если вы хотите куда-то попасть, и у вас нет этой карты, вы, возможно, потеряетесь».

Для разработки вашего плана действий давайте рассмотрим пять основных этапов управления проектом. Вот основная информация, которую вам нужно знать о каждом из них.

1. Инициирование

Как и в случае с любым хорошим проектом, подготовка играет важную роль в завершении работ в срок и в рамках бюджета. Во время фазы инициирования проекта определите следующее, чтобы создать его основу:

• Объем проекта: Это охватывает конкретные границы проекта, включая то, что вы собираетесь достичь, и то, чего не собираетесь (т. е. цели проекта). Установка этих границ помогает избежать такого явления, как «расширение объема работ», когда изменяются результаты проекта, и сроки выполнения проекта могут сдвигаться.
• Обзор проекта: Этот пункт описывает ресурсы, время и цели, необходимые для завершения проекта, а также стратегию для отслеживания этих требований со временем.
• Бюджет: Вы будете сотрудничать с заинтересованными сторонами, чтобы определить, сколько денег доступно для вашего проекта, и затраты, необходимые для успешного завершения проекта.

Для крупных проектов может потребоваться установить хартер проекта или «Документацию по инициации проекта» (ПИД), который более подробно рассматривает эти области.

1. Планирование

Разработка четкого и намеренного плана проекта обеспечивает движение всех членов команды в направлении одной цели. Во время фазы планирования проекта вы:

• Выбираете членов своей проектной команды.
• Определяете ваши результаты.
• Оцениваете необходимые ресурсы для проекта.
• Определяете связанные действия.
• Устанавливаете ключевые вехи и сроки, включая окончательную дату завершения проекта.

В процессе этой деятельности, вы также можете определить методологию управления проектом вашей команды. Существует множество вариантов, включая следующие популярные опции. Более подробное рассмотрение некоторых из них будет представлено позднее в данном руководстве по управлению проектами:

• Гибкий (Agile).
  
• Каскадный (Waterfall).
  
• PRINCE2.
  
• PMBOK.
  
• Scrum.
  
• Lean.
  
• Kanban.

1. Выполнение

На этапе выполнения проекта вы будете осуществлять детали вашего плана проекта (или проектные результаты) для доставки вашей продукции вашим конкретным заинтересованным сторонам. Этот этап происходит параллельно с фазой мониторинга и контроля (ниже) и может включать в себя:

1. Управление рабочими процессами.
2. Рекомендации по изменениям.
3. Предложения по корректировке действий.

В конечном итоге, это связано с поддержанием контроля, сотрудничеством со всей командой и сохранением в рамках установленного плана.

1. Мониторинг/Контроль

Постоянный мониторинг неотъемлем в любом жизненном цикле проекта, поскольку он помогает руководителям проекта ответить на вопрос: где мы находимся в сравнении с тем, где мы должны быть согласно плану проекта. Эффективный мониторинг включает в себя:

Регулярные, последовательные проверки состояния проекта.

Использование соответствующей документации по проекту и инструментов отслеживания для визуализации хода выполнения проекта (таких как доски Kanban, диаграммы Ганта и виды нагрузки, включая более 15 динамичных видов досок, доступных в системе управления работой от monday.com).

Чем это более визуально и актуально, тем лучше.

1. Завершение

Этот заключительный этап, иногда называемый «поставкой проекта» или заключительной фазой проекта, представляет собой завершение всех действий и доставку окончательного продукта. Эта передача может быть сделана клиенту, внутренней команде или внешнему заинтересованному лицу. Некоторые дополнительные компоненты могут включать:

Завершение всех официальных контрактов или соглашений.

Полный обзор или аудит того, что прошло успешно, что не пошло по плану, и как будущие команды могли бы извлечь уроки из этого проекта.

Какие существуют  типы управления проектами? 

Для успешного управления проектами можно использовать несколько типов и фреймворков управления проектом. Выбор правильного фреймворка критически важен, поскольку он определяет, как вы организуете свою команду и как планируете и контролируете ваши проекты.

Как обещано, вот краткие описания ведущих фреймворков управления проектом (ссылки на более подробные исследования также предоставлены). У нас также есть отличный блог о лучших методологиях управления проектами, который дополнительно поможет вам разобраться в ваших вариантах:

1. Управление проектом «Каскад»

Управление проектом «Каскад» или традиционное управление проектом фокусируется на «идеальном планировании», разбивая и расписывая весь проект с начала до конца. Он последовательный и оставляет мало места для итераций, что означает, что ваш проект будет двигаться через определенные этапы, и начнется следующий этап только после завершения предыдущего.

Лучше всего подходит для: команд, которые могут точно определить все требования и детали проекта заранее и комфортно работать с жесткими сроками.

2. Гибкое управление проектами

Гибкий метод управления проектами представляет собой итерационный подход к управлению проектом, который позволяет командам быстро реагировать на обратную связь по проекту. Этот фреймворк популярен в технологических проектах, таких как разработка программного обеспечения, поскольку он выделяет адаптивность, сотрудничество и инкрементальную поставку, которые все необходимы при тестировании и корректировке новых цифровых продуктов. Руководители гибких проектов разбивают свои проекты на небольшие управляемые итерации, называемые спринтами, и полагаются на постоянную обратную связь от заинтересованных сторон, чтобы быстро вносить изменения и обеспечить, чтобы конечный продукт соответствовал целям проекта.

Для многих команд важной является гибкость в изменении деталей проекта, что неотъемлемо для успешного завершения проекта. Однако вызовом при использовании гибкого метода является то, что масштабирование этой структуры за пределами более небольшой команды может быть сложным, так как она основана на меньших инкрементах и деталях. Ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы узнать больше о том, как провести ваш следующий проект, используя гибкую методологию.

Наилучшее применение: Команды разработки программного обеспечения, работающие над сложными проектами с постоянно изменяющимися требованиями.

3. Управление проектами с помощью методологии Kanban

Управление проектами с использованием методологии Kanban сосредотачивается на непрерывном улучшении путем визуализации и управления потоком работ. Доска управления проектом в методологии Kanban разделена на колонки, представляющие разные этапы работы — задачи перемещаются по доске по мере продвижения проекта.

В отличие от последовательного подхода Waterfall, Kanban позволяет непрерывную адаптацию, поскольку команды отслеживают задачи, быстро реагируют на изменения и выявляют и устраняют узкие места. Этот метод идеально подходит для команд, которые имеют много поступающих запросов, таких как ИТ-команды. Для более подробной информации о управлении проектами с помощью методологии Kanban, ознакомьтесь с нашим руководством.

Наилучшее применение: проекты, требующие непрерывного потока и сосредотачиваются на оптимизации рабочих процессов, особенно при выполнении обслуживающих задач, запросов на поддержку или проектов с непредсказуемой нагрузкой работы.

4. Управление проектами с помощью методологии Scrum 

Методология Scrum — это еще один популярный способ внедрения Agile-управления проектами. Он разделяет крупные проекты на более короткие спринты продолжительностью от 1 до 4 недель, которые адаптируются к требованиям по мере развития проекта. Он также устанавливает правила для размера команды, ролей в команде, планирования, встреч, результатов и многого другого.

Наилучшее применение: для команд, которые стремятся доставлять работоспособные приращения своей работы во время проекта, например, в маркетинговых кампаниях, дизайне продуктов или других творческих проектах.

8 советов для успешного управления проектами

С помощью качественного управления проектами компании могут разрабатывать новые продукты или услуги, оптимизировать внутренние бизнес-операции и предоставлять клиентам ценность — все это с меньшими затратами и большей эффективностью. Эти строительные блоки способствуют инновациям и обеспечивают контроль над важными ресурсами, такими как время и деньги. Чтобы помочь вам добиться успеха в управлении проектами, мы подготовили восемь советов, которые помогут вашей организации развиваться, а не стоять на месте:

1. Инвестируйте в этапы инициации и планирования

Когда речь идет об ответе на вопрос «Почему проекты терпят неудачу?», многие причины можно проследить до плохой планировки и исследования — ключевых аспектов начальных этапов жизненного цикла проекта.

Установив, согласовав и договорившись о ключевых аспектах, таких как организационные приоритеты, цели и требования, на ранних этапах, вы уменьшите вероятность путаницы в дальнейшем.

2. Выберите правильную методику или методологию для вашего проекта

Второй шаг к успешному управлению проектом — выбор правильной методики или методологии. Независимо от того, используете ли вы методологию критического пути для определения длительности проекта или Каскадную для определения ясных этапов проекта, ваш выбор методологии определит, как вы визуализируете, приоритезируйте и завершаете каждый этап проекта.

3. Содействуйте культуре прозрачности и ответственности

Прозрачность имеет огромное значение при управлении проектом, поскольку возникают сложности и чувствительные моменты. С сильной культурой прозрачности члены команды и лидеры полагаются друг на друга, чтобы поднимать сигналы тревоги или брать на себя ответственность за свою работу, независимо от того, насколько подробными или стрессовыми становятся планы.

Всё начинается с ясного общения, чтобы каждый участник проекта мог понять ваши долгосрочные цели, ключевые показатели эффективности, планы и место своего вклада в эту картину. Один из способов добиться этого — вовлечь каждого сотрудника на каком-то уровне в процесс планирования и дать им ответственность за задачи и результаты. Для этого платформа управления работой monday.com позволяет создать гибкий рабочий процесс управления проектом, который можно настроить под ваши уникальные требования.

4. Примите реалистичное описание проекта

Расширение объема работ — ключевая проблема, с которой сталкиваются руководители проектов, когда возникают неожиданные задачи или изменения в проекте. Хотя это может быть связано с неконтролируемыми факторами на протяжении всего проекта, наличие правильных людей на этапе планирования может помочь более точно определить объем проекта и предотвратить его срыв. Один из способов установить реалистичный объем — обратиться к данным предыдущих проектов для составления прогнозов.

5. Приоритезируйте эффективное планирование

Если вы хотите, чтобы ваша команда оставалась продуктивной, вам нужно создавать рабочие графики, которые соответствуют реальным рабочим нагрузкам вашей команды и запланированной дате выполнения. Балансировка этих двух факторов стоит того.

Четко выстроенные графики снижают риски задержек и дорогостоящих неудач. Тип методологии управления проектом, которую вы используете, формирует коммуникацию и может повлиять на то, как ваша команда использует свое время для достижения цели. Если вы используете гибкую методологию, такую как Scrum, вы будете сосредотачиваться на краткосрочных и мелких поставках. Также важно предусмотреть время на непредвиденные события.

С помощью рабочей операционной системы, такой как monday.com, вы можете видеть рабочие нагрузки индивидуальных сотрудников или команд в одном рабочем пространстве, где вы управляете календарями, временными рамками и ресурсами.

6. Практикуйте эффективное управление ресурсами

Управление ресурсами — важный аспект управления проектом, описывающий процесс предварительного планирования, составления расписания и выделения ресурсов для максимизации эффективности. Эти ресурсы могут включать в себя людей, капитал и другие материальные блага.

Примером управления физическими ресурсами может быть контрактор, управляющий строительными проектами. Он может решить забронировать бетононасос для двух объектов, вместо того чтобы платить за два одновременно.

Для цифровых проектов ресурсы часто относятся к конкретным сотрудникам или командам. У графического дизайнера может быть несколько параллельных проектов, поэтому вам нужно планировать с учетом его графика, чтобы завершить работу.

7. Вовлекайте заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона — это человек, непосредственно заинтересованный в успехе проекта. Это может быть ключевой клиент, внутренний пользователь продукта, исполнительный директор или менеджер продукта.

Успешный проект зависит от сильной коммуникации и взаимодействия между всеми сторонами до, во время и после проекта. Каждая заинтересованная сторона предлагает уникальные идеи и перспективы, относительно целей организации и возможностей команды. Управление рабочим процессом позволяет создавать совместные информационные панели с более чем 30 виджетами «перетащи и брось», которые можно использовать для отображения данных проекта верхнего уровня, что позволяет всем заинтересованным сторонам быстро и четко принимать решения.

8. Выберите инструменты и программное обеспечение для управления проектами на следующем уровне

Для успешной работы в современном мире удаленной работы вам необходима современная платформа Work OS, которая позволяет сотрудничать между отделами, обмениваться файлами в облаке и использовать 1 000 других вариантов использования, уникальных для вашей компании. Именно здесь вступает в игру платформа управления проектами от monday.com, как полный инструментарий для каждого проекта, построенный на универсальной и интуитивно понятной платформе Work OS.

Управление рабочим процессом от mywork.app позволяет вам формировать рабочие процессы, повышая эффективность и производительность вашей команды, настраивая любой рабочий процесс под ваши нужды. Это позволяет вам работать в любой методологии управления проектами, которую вы предпочитаете. С видами, такими как наша доска Канбан, диаграмма Ганта, график и календарь, вы можете настроить опыт под ваш рабочий процесс и использовать цветовую кодировку для быстрого понимания статусов проекта. Вы также можете интегрировать mywork.app с другими инструментами в вашем технологическом стеке, обмениваясь досками, панелями статусов проектов и обновлениями проектов со всей вашей командой в реальном времени.

Вы можете начать управлять работой вместе с mywork.app прямо сейчас или продолжить чтение, чтобы узнать больше о том, как максимально эффективно использовать программное обеспечение для управления проектами.

6 шагов, чтобы извлечь максимальную пользу из программного обеспечения для управления проектами

В то время как электронные таблицы, электронная почта и магнитные доски могут быть достаточными для простых и небольших проектов, большие и сложные проекты требуют надежной платформы для управления проектами.

Платформа управления работой от mywork.app предоставляет вам все необходимые функции, включая шаблоны, доски и автоматизацию рабочих процессов, а также интеграции с инструментами для совместной работы.

Вы можете создать цифровое рабочее пространство, такое как рабочее управление monday PMO, чтобы укрепить позиции ваших проектных команд.

1. Используйте документацию проекта для ускорения внедрения рабочей схемы

Создайте четкую документацию проекта, записав ключевые детали проекта, которые будут направлять ваши команды при планировании и выполнении успешных проектов. Документация еще более важна, когда вы обучаете несколько команд тому, как использовать конкретную методологию управления проектами.

С помощью операционной системы для работы (Work OS) вы можете создавать, обмениваться и совместно работать над документами прямо из рабочего процесса или более крупного рабочего пространства. Например, с помощью документов mywork.app участники команды могут в реальном времени изучать и понимать ход проекта и свою роль в нем.

2. Создайте дорожную карту и план проекта высокого уровня

Дорожная карта проекта — это визуальный, высокоуровневый обзор целей и результатов проекта, организованных по временной шкале. Это полезно для управления ожиданиями заинтересованных сторон, коммуникации планов и координации ресурсов с другими командами.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет создавать живой и динамичный документ, к которому легко получить доступ всем. Что еще лучше, шаблоны дорожных карт проекта, такие как этот от monday.com, могут помочь вам начать еще быстрее.

3. Создайте индивидуальный рабочий процесс

Как только у вас есть дорожная карта или другой план проекта высокого уровня, пришло время перейти к более детальной настройке ваших рабочих процессов. Этот важный шаг облегчает выполнение работы вашими членами команды и позволяет руководителям проектов отслеживать и контролировать ход выполнения проекта.

Используйте настраиваемые шаблоны в вашей рабочей операционной системе (Work OS) для адаптации различных методологий проекта, добавления различных видов представления, автоматизаций и многого другого.

С помощью monday work management вы можете создавать любые рабочие процессы, начиная от разбивки работы на этапы (WBS) до реестров рисков, проектных предложений и управления ресурсами.

4. Стимулируйте ответственность

Управление ресурсами в monday work management позволяет руководителям проектов понимать возможности отдельных членов команды и планировать соответственно. Эта функция облегчает назначение задач и подзадач отдельным сотрудникам и командам, давая каждому возможность нести ответственность за свою работу. Вы даже можете внедрить автоматизации, которые отправляют уведомления владельцам задач, когда завершается фаза проекта.

Помимо назначения ответственных за задачи, также стоит предоставить каждому члену команды простые обязанности, такие как отчетность о ходе выполнения задач на статусных собраниях и выявление препятствий на их пути. Это помогает поддерживать культуру прозрачности и создает движущую силу.

5. Отобразите ключевые данные для более быстрого принятия решений 

Поднимите уровень ваших проектов с помощью действенных исследований, представленных на динамичных дашбордах в системе управления рабочим процессом Monday. Вот некоторые данные, которые вам, возможно, захочется отслеживать:

Колонка учета времени: это позволяет командам видеть, сколько времени занимают задачи. Настроенная колонка статуса: любой заинтересованный лицо может видеть текущий статус ваших проектов и общие узкие места. Колонка сроков: эта дата обязывает каждого члена команды нести ответственность за успех проекта. После создания различных рабочих процессов используйте их в качестве ресурса и легко создавайте отчеты и дашборды. Оценивайте успех проекта по ключевым показателям эффективности, а затем используйте эти данные для принятия решений или запуска новых проектов.

6. Автоматизируйте рутинные задачи для ускорения управления проектами

Автоматизация может ускорить рабочий процесс и сделать управление проектами более эффективным. Например, вы можете автоматически уведомлять руководителей, когда сроки завершения задачи истекли, создавать новые задачи каждую неделю и многое другое. Вы можете выбрать готовые шаблоны автоматизации или создать собственные автоматизированные рабочие процессы.

Зачем использовать mywork.app для управления проектами?

Кратко говоря, платформа управления рабочими процессами Mywork превосходит обычное программное обеспечение для управления проектами, поскольку она позволяет командам управлять всеми проектами и задачами из единой централизованной точки.

Наше решение дает командам возможность:

• Визуализировать прогресс проектов в режиме реального времени.
• Следить за графиками и сроками выполнения.
• Эффективно сотрудничать.
• Создавать оптимальные рабочие процессы.

Попробуйте нашу платформу прямо сейчас, зарегистрировавшись для бесплатной пробной версии, чтобы организовать свои следующие проекты. Или продолжайте читать, чтобы узнать больше о трендах в управлении проектами и о том, как создать продуктивную команду по управлению проектами.

Как построить продуктивную команду для управления проектами?

Люди играют ключевую роль в эффективном управлении проектами, но структура вашей проектной команды во многом зависит от методологии и масштаба проекта. Хорошей новостью является то, что существует несколько проверенных стратегий для создания успешной и продуктивной команды.

Привлекайте специалистов из разных отделов

Ваша проектная команда, вероятно, будет состоять из сотрудников разных отделов, так как проекты требуют разнообразной экспертизы и мнений. Вместо того чтобы нанимать внешних специалистов, вы можете использовать уже существующие ресурсы и объединить несколько отделов для достижения общей организационной цели. Например, для новой маркетинговой кампании могут потребоваться веб-дизайнеры, копирайтеры и менеджеры продукта, которые уже работают внутри вашей компании. Используйте систему управления рабочими процессами (Work OS), чтобы анализировать и отображать внутренние навыки сотрудников и создавать более крепкие команды для следующего проекта.

Тщательно выбирайте руководителя проекта и четко определите его обязанности

Руководитель проекта может быть профессиональным менеджером проекта или экспертом в предметной области (SME) — специалистом, обладающим высокими знаниями в области проекта. Профессиональный менеджер проекта может играть более поддерживающую роль в начальной стадии планирования, позволяя заинтересованным сторонам и SME формировать план проекта на основе практического опыта. В малых компаниях может быть невозможно нанять отдельного менеджера проекта, в таком случае логичным выбором будет SME или руководитель компании.

Что делает руководитель проекта?

Роль руководителя проекта может различаться от команды к команде, но в общем его обязанностью является повседневное управление проектом и его участниками. Он также должен управлять следующими шестью аспектами:

• Область
• График
• Финансы
• Риски
• Качество
• Ресурсы

Установите ожидание «все на борту»

Поощряйте членов вашей команды принимать решения самостоятельно, способствуйте активному выполнению задач и обеспечивайте полную прозрачность относительно ожиданий на начальных этапах проекта. С увеличением числа удаленных сотрудников важно иметь гибкие инструменты, чтобы адаптироваться к разным командам и различным проектам.

Именно здесь на помощь приходит правильное программное обеспечение для управления проектами. Инструменты, такие как платформа управления рабочими процессами Mywork упрощают сотрудничество с членами команды, разрушая барьеры и помогая достигать больших результатов.

Создавайте свои рабочие процессы с помощью Mywork.app

Эффективное управление проектами требует понимания правильного подхода к удовлетворению ваших потребностей и умения выбрать подходящую платформу для управления рабочими процессами. Платформа управления рабочим процессом Mywork.app  предлагает широкий набор функций, которые помогут вам легко управлять любой методологией управления проектами. Теперь, когда вы достигли конца нашего руководства по управлению проектами, почему бы не зарегистрироваться сегодня и убедиться в этом лично?