Подготовка образца отчета — важный, хотя и часто недооцененный этап успеха вашего проекта. Мы знаем, что сбор и организация соответствующих данных, сгенерированных проектом, может занять много времени. Однако с помощью готового шаблона отчёта этот процесс можно значительно упростить и автоматизировать.

В этой статье мы рассмотрим основы создания отчётов, поделимся примерами отчетов о работе, а также предоставим полезные советы по созданию качественных отчетов в более короткие сроки.

Шаблон отчета: что это такое?

Шаблон отчёта о проекте, который также можно называть административным отчетом или отчетом о работе, представляет собой документ, где подробно описываются различные аспекты проекта. В зависимости от типа отчёта, его цели и адресата, детали, представленные в отчете, могут варьироваться.

Шаблон отчёта может быть детализирован по времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально), рискам, бюджету, методам управления проектом и многим другим факторам. Что это значит? Это упрощает процесс сбора и распространения информации о ключевых вопросах, связанных с проектом. 

Стандартный отчет обычно включает в себя:

• Использованные ресурсы на текущий момент.

• Как используется время проекта.

• Ход выполнения задач в соответствии с ключевыми показателями эффективности (KPI).

• Основные расходы.

• Объем работы и загрузка команды.

Какова цель шаблона отчета?

Цель отчета состоит в том, чтобы предоставить вам, вашей команде и заинтересованным сторонам возможность следить за прогрессом проекта в сравнении с первоначальным планом. Главная цель бизнес-отчёта — содействовать принятию обоснованных решений, помочь вам разобраться в данных проекта и определить следующие шаги. Это, в свою очередь, может повлиять на бюджет, сроки завершения и общий успех проекта.

Кроме того, отчёт играет важную роль в стратегии по вовлечению заинтересованных сторон, так как держит всех в курсе хода выполнения проектов, в которых они участвуют. Это только некоторые из причин, по которым модель отчёта о проекте стала широко принята в офисах управления проектами (PMO).

5 готовых шаблонов отчетов

Как было отмечено ранее, отчеты по проектам можно классифицировать по различным типам и категориям. В качестве примера, приведем пять шаблонов отчетов по проектам от сервиса mywork.app, каждый из которых имеет свою уникальную структуру и предоставляет возможность настройки в соответствии с вашими потребностями.

1. Шаблон отчета о статусе проекта

Это, вероятно, самый распространенный вид отчёта, который предоставляет обзор текущего статуса ваших проектов. Такой отчет отвечает на вопрос: «Насколько вероятно, что мы завершим этот проект в срок и без дополнительных затрат?» 

Отчёты о статусе проекта анализируют, достигаете ли вы целей проекта и основных показателей эффективности, сколько денег вы потратили на данный момент и выделяют ключевые аспекты текущего периода. 

С нашим готовым шаблоном отчета создать отчёт о статусе проекта стало проще, чем когда-либо. Этот шаблон поможет вам оптимизировать график, установить сроки для задач, контролировать время и отслеживать все этапы вашего проекта в одном месте. Вы также можете легко преобразовать эту доску в панель данных и использовать её для создания отчетов.

2.Шаблон отчета по объему работ и ресурсам

Отчёты по объёму работ и ресурсам помогают визуализировать, какие задачи выполняет ваша команда, в какие периоды и сколько работы еще предстоит сделать. 

Эти отчёты также способствуют пониманию того, как эффективно используются ваши активы, и гарантируют, что ваши действия согласованы с общей целью.

Наш шаблон управления ресурсами поможет вам организовать все ваши ресурсы, места и сотрудников в одном месте, а также обеспечит точный контроль за каждым действием. С его помощью вы сможете эффективно распределять ресурсы, обеспечивая, что один и тот же ресурс не будет назначен для выполнения нескольких задач одновременно.

3. Шаблон отчета по портфелю проектов

Отчёты по портфелю проектов анализируют все ваши проекты и собирают все данные в одном документе. Эти отчеты рассматривают основные вехи, текущий статус, возможные отклонения, прогресс и ключевые моменты вашего портфеля проектов.

С нашим шаблоном управления портфелем проектов вы можете следить за неограниченным количеством проектов в одной таблице и быстро получить обзор эффективности и рентабельности каждого из них.

4. Модель отчета по списку задач / отчета по контролю времени

Отчеты по контролю времени, также известные как табели учета рабочего времени, помогают измерить, как ваша команда использует свое время, на что уходит большая его часть и выявить возможные «узкие места», прежде чем они выйдут из-под контроля.

С нашим шаблоном списка задач команды вы можете объединить всю свою компанию, распределять задачи между сотрудниками и быстро оценивать прогресс проекта. Добавив столбец контроля времени к вашей таблице, вы также сможете отслеживать и мониторить время, затраченное каждым членом команды, и затем преобразовать эту информацию в отчёт.

5.Модель отчета о расходах

Часто расходы по проекту становятся своего рода «тихим убийцей». Проект может казаться успешным, пока в конце определенного периода все не начнут сообщать о своих расходах. Ведение централизованного и доступного отчёта о расходах, стимулируя всех его обновлять, может существенно повлиять на ситуацию, сэкономить время и избежать неприятных сюрпризов.

С нашим шаблоном учёта расходов вы сможете проактивно управлять своим денежным потоком, независимо от ваших бухгалтерских навыков или их отсутствия. Воспользуйтесь автоматизацией, чтобы упростить напоминания о необходимости платежей.

Как подготовить модель отчета?

Хотя отчет о проекте может содержать разные уровни детализации, следующие три шага являются отличным способом начать работу, не теряя при этом качества.

Шаг 1: Определите тему. 

Решите, какой тип отчёта вы будете использовать и какова его основная тема. Учитывайте следующее:

• Частота: Как часто вы будете отправлять этот отчёт?

• Целевая аудитория: Кому предназначен отчет?

• Цель: Что вы надеетесь достичь?

Дайте четкое определение темы вашего отчёта, чтобы он был максимально сфокусированным и эффективным. Это поможет вам правильно организовать информацию и предоставить всем заинтересованным сторонам необходимые данные для принятия обоснованных решений.

Шаг 2: Выделите ключевые моменты

  Как мы уже отметили, отчеты не должны включать в себя все детали, данные и события вашего проекта. Эффективный проектный отчёт, скорее, является сводкой — он фокусируется на информации, которая актуальна для читателя, отсеивая всё остальное. 

К примеру, если вы подготавливаете отчёт по объёму работ и ресурсам с целью проинформировать своего руководителя, то важным будет включение данных о прибыльности и расходах, тогда как дизайны и логотипы для презентации могут оказаться не такими значимыми.

Шаг 3: Определите тему

Выберите тип отчета, который вы будете составлять, и определите его основную тему. Учтите следующие аспекты:

• Частота: как часто вы планируете отправлять этот отчет?
• Целевая аудитория: для кого предназначен ваш отчет?
• Цель: что вы хотите достичь с помощью этого отчета?

 Четко сформулированная тема сделает ваш отчет максимально сфокусированным и результативным.

 Это поможет вам правильно структурировать информацию и предоставить всем заинтересованным сторонам нужные данные для принятия обоснованных решений.

Как создать эффективный шаблон отчета с mywork.app

Знаете ли вы, что почти 40% команд тратят более одного дня в месяц только на составление отчетов? При использовании правильного программного обеспечения для управления проектами и проявлении немного креативности, каждый способен создавать великолепные отчеты намного быстрее.

Mywork.app предоставляет огромный выбор шаблонов и инструментов, которые помогут вам систематизировать информацию и представить её в понятной и структурированной форме. Вы с легкостью сможете адаптировать шаблоны под свои нужды, внести все необходимые данные и сформировать отчеты в режиме реального времени. Это не только сэкономит ваше время, но и упростит процесс принятия решений для вашей команды и всех заинтересованных сторон.

Что такое mywork.app?

В первую очередь, mywork.app — это не просто еще один инструмент для управления проектами, а настоящая рабочая операционная система. Мы предоставляем вам не «застывшую» платформу, а множество компонентов, похожих на строительные блоки LEGO, которые позволят вам создать цифровое рабочее пространство, полностью соответствующее вашим потребностям. На данный момент более 127 000 команд по всему миру доверяют управление своими проектами именно mywork.app.

Вот некоторые из наших ключевых функций:

• Автоматизация: автоматизируйте до 250 000 человеческих действий всего в несколько кликов.

• Визуализация данных: анализируйте данные вашего проекта с помощью разнообразных инструментов визуализации, таких как Таймлайн, Гант и Канбан.

• Расширенные отчеты: быстро создавайте персонализированные и детальные отчеты.

• Интеграции: интегрируйте свои любимые инструменты и приложения, сосредотачивая всю информацию в одном месте.

• Сотрудничество: объедините всех членов вашей команды для совместной работы в едином пространстве.

Готовы создать отчет по проекту?

Будь то стейкхолдеры проекта, ваш начальник или клиент, качественный отчет укрепит ваши взаимоотношения и оставит всех удовлетворенными, или, по крайней мере, в курсе текущей ситуации. Если вы устали от того, чтобы составлять отчеты вручную, и хотите воспользоваться всеми преимуществами автоматизации, mywork.app придет вам на помощь.

Как первый шаг к созданию эффективных отчетов, мы предлагаем вам попробовать наш настраиваемый шаблон для отслеживания проекта.